L’importanza di scegliere il giusto staff per un evento di successo

Nel precedente articolo vi avevamo descritto quanto sia fondamentale la scelta dei giusti partner al fine di organizzare al meglio un evento, anticipandovi l’argomento successivo che avremmo affrontato: la scelta dello staff.

Se decidere a quali partner rivolgersi richiede uno studio meticoloso e puntuale, che spesso si modella a seconda delle richieste, convocare, scremare e formare un proprio staff è un lavoro altrettanto delicato che incide non poco sulla riuscita di un evento, grande o piccolo che sia.

La scelta del proprio personale di servizio va fatta secondo una serie di elementi: competenza, esperienza, preparazione e soprattutto fiducia. Eh sì, anche se troppo spesso si va oltre questo concetto, la fiducia, così come una corretta etica del lavoro, sta alla base di qualsivoglia rapporto.

Un lungo lavoro che normalmente viene fatto e costantemente aggiornato, è quello di crearsi una propria rete di contatti, una cerchia di persone fidate con competenze acquisite sul campo e da noi attentamente verificate, perché scegliere una hostess piuttosto che un’altra non è così scontato e sicuramente non è una scelta banale.

Perché è così importante il ruolo dello staff?

Per prima cosa è bene ricordarsi che hostess e steward sono le prime persone con cui i nostri ospiti entreranno in contatto in un evento, sono il biglietto da visita che avrà il compito di rappresentare l’azienda non solo a livello di nome, ma soprattutto a livello di competenza, professionalità e immagine.
Quante volte ci è capitato in occasione di fiere, congressi, mostre o anche andando in un semplice ristorante di interfacciarci con del personale stanco, svogliato e poco professionale? Spesso.
Quante volte, poi, abbiamo deciso di frequentare nuovamente quel ristorante o di andare a quella fiera? Quasi mai.

Un altro fattore molto importante in fase lavorativa è quello di conservare un clima sereno, perché tutto ciò che si vive all’interno di un team viene, in maniera diretta ed indiretta, trasmesso agli ospiti.
Un clima fatto di collaborazione, empatia, professionalità e sinergia darà il via ad un contesto che funziona, che crea gruppo e che fa sì che in occasione di un possibile imprevisto ci sia uno zoccolo solido e duro su cui appoggiarsi.

Quali sono i vantaggi quindi di scegliere accuratamente il proprio staff?

Perché interfacciarsi e collaborare con chi condivide la nostra stessa mission riduce al minimo la possibilità di trovarsi di fronte ad uno scenario fatto di persone spiacevoli, incoerenti, impreparate e “pasticcione”.
Certo, l’inconveniente è sempre dietro l’angolo, ma starà a noi, responsabili dell’evento, saperlo gestire riducendo al minimo il possibile impatto negativo.

Ma, è sempre possibile selezionare nei giusti tempi il proprio staff?

Per quanto si cerchi di pianificare al meglio ogni dettaglio, valutando e rivalutando le varie esigenze per prevenire eventuali problematiche, può capitare che all’improvviso una persona si ammali o, anche, che il cliente decida di potenziare il personale di servizio nell’immediato, proprio durante l’allestimento che precede di poche ore l’evento. Per quanto la nostra rete sia ricca e solida, non è detto che le persone con le quali siamo soliti lavorare siano disponibili.
Cosa fare allora? Niente panico! Il piano B deve sempre essere a portata di mano. Ci si rivolge al partner di fiducia con cui si collabora regolarmente chiedendo di aiutarci a sopperire al personale mancante.
Bisognerà allora prestare attenzione che questo personale non abbia la sensazione di essere stato catapultato in una situazione totalmente sconosciuta. Si tratterà di aiutarlo ad inserirsi breeffandolo adeguatamente, anche se in tempi brevissimi, ed affiancandolo a qualcuno di già esperto.
E se il personale o una parte di esso è portata direttamente del cliente?
Anche in questo caso bisognerà costruire quella rete che permetterà a noi organizzatori di intrecciare le new entry con il nostro staff esperto che, in questa occasione, diverrà una valida guida e un prezioso supporto.

Articolo a cura di Francesca Carbone