L’importanza di scegliere i giusti supplier per un evento di successo

Ci sono tanti elementi da prendere in considerazione durante l’organizzazione di un evento, fondamentali per la riuscita di quest’ultimo, e che spesso aiutano nella difficile e delicata operazione di fidelizzazione di un cliente: la scelta dello staff e dei propri partner.
Ci sono due fattori che dobbiamo necessariamente fornire a coloro i quali ci commissionano un evento: un allestimento e una gestione dello spazio richiesto ben organizzati, ben illuminati e con tutto ciò che è necessario predisporre per la tipologia di servizio richiesto; personale preparato, professionale e competente in grado di supportare e gestire gli ospiti.

I partner per un evento di successo

Sono numerose le variabili che entrano in gioco nella scelta del partner: velocità, precisione, flessibilità, prezzi ma, soprattutto, affidabilità.
Per quanto si possano immaginare numerosi scenari durante la fase organizzativa, spesso è a ridosso del giorno scelto o durante il set-up che accade l’imprevisto, un repentino cambio di programma, ed ecco qui che noi planner ci troviamo a dover fare l’impossibile a stretto giro, correndo contro il tempo, e affidandoci totalmente a coloro i quali abbiamo scelto come compagni di avventura.
La parola d’ordine è una e una sola: affidabilità. Circondarsi di persone con cui si condivide etica e professionalità permettere non sono di lavorare bene ed in tutta serenità, ma di creare una sinergia che si proietta positivamente sul cliente.
L’anno scorso, durante la fase preparatoria di un importante evento milanese, uno dei main sponsor, oramai a lavoro ultimato, guarda il suo stand e nota che manca qualcosa, quel particolare che dia un tocco di eleganza e che metta in risalto la sua postazione. A noi, che lavoriamo sul particolare dal primo giorno, non è di certo sfuggito il suo sguardo perplesso e così ci siamo avvicinati, pronti a riportare il sorriso sul suo viso. Il particolare mancante non era impegnativo, semplicemente la postazione, il cui colore era molto simile alla pavimentazione, non risaltava e quindi cosa fare? Mettiamo un po’ di moquette ci siamo dette! Facile a dirsi, perché la moquette che avevamo a disposizione non era del colore giusto e il taglio era anche molto diverso, ma ecco qui entrare in soccorso il nostro supplier, che con la logica del “prevenire è meglio che curare” ci comunica di avere in magazzino un po’ di moquette di colore neutro: problema risolto, cliente e sponsor soddisfatti!

Ma è sempre possibile scegliere i propri partner?

Purtroppo no, infatti è bene parlare anche dell’altra faccia della medaglia: i contratti in esclusiva.

E’ uso e costume di alcune infrastrutture o servizi, stipulare dei veri propri accordi che vincolano l’organizzatore ad affidarsi ad una azienda, piuttosto che ad un’altra.
I rischi che si corrono sono molteplici, perché se da un lato si tratta di ricominciare da zero creando e costruendo una nuova sinergia, dall’altra può capitare, come è successo, di interfacciarsi con fornitori non all’altezza delle richieste e del tipo di evento.
Se instaurare, anche momentaneamente, un nuovo rapporto lavorativo può risultare tutto sommato facile, la situazione si complica quando si hanno di fronte persone improvvisate o che sono abituate a lavorare in contesti più easy in cui le richieste sono basiche e con poche pretese.

Si può venire fuori da una situazione del genere?

Si può, con tanta pazienza, tanti sopralluoghi, tante e-mail e tante, tantissime telefonate.
Se un fornitore non va nella stessa direzione dell’organizzatore, sta all’organizzatore correggere il tiro e riportare, per quanto possibile, il tutto sul binario giusto.
Nella nostra lunghissima esperienza ci è capitato di correggere la mise-en-place, che riportava errori tecnici ma facilmente risolvibili; di far cambiare la copertura di alcune sedie, perché rovinate dall’utilizzo; di far sistemare il telo di un photowall, perché posizionato male e con alcune bolle (ancora una volta ringraziamo uno dei nostri partner di fiducia, che è intervenuto sul lavoro di un altro salvando la situazione); di far ricoprire delle scale a cui mancava la moquette perché sfuggita al fornitore esterno in fase di site inspection, e potremmo proseguire.
Situazioni spiacevoli che nella fase già stressante del set-up, non fanno che aumentare la pressione, situazioni che il cliente e gli ospiti non devono e non dovranno mai percepire, situazioni spesso risolte grazie alla collaborazione e versatilità dei nostri partner, sempre pronti a salvarci.

Nella seconda parte di questo articolo, come anticipato nell’introduzione, affronteremo il tema, altrettanto delicato, della scelta dello staff.

Articolo a cura di Francesca Carbone