Chi c’è dietro ad un evento?

In uno degli ultimi giorni in cui era possibile uscire sono andata nel solito bar per la pausa pranzo, un piccolo locale in zona Stazione Centrale di Milano e, tra una forchettata e l’altra, mi è caduto l’orecchio su un commento “Le persone si stano lamentando perché a causa del Coronavirus sono stati annullati tutti gli eventi musicali. Quante storie, si può vivere benissimo senza concerti!”.

Per quanto da un lato il commento fosse alquanto irritante già di per sé, non ho fatto altro che rifletterci fino ad arrivare a un interrogativo piuttosto evidente: ma le persone sanno cosa c’è dietro ad un evento? Hanno idea della mole di lavoro? Sono a conoscenza delle categorie coinvolte?

Per quanto non penso che l’autore di questa esternazione leggerà mai queste mie parole, desidero rispondere alle tante persone che pensano che un concerto, ma vale anche per una sfilata o un evento sportivo, una premiazione o una Cena di Gala, sia un fatto superfluo e che se ne possa tranquillamente fare a meno.

Quello che c’è realmente dietro l’organizzazione di un evento

Per far luce su tutto ciò vi descriverò in maniera più approfondita la Cena di Gala organizzata da Atelier Esse, società presso la quale lavoro da anni, per il cinquantacinquesimo anniversario del Gruppo Indonesiano Erela: un gruppo relativamente piccolo, composto da circa 80 persone di cui una decina di staff tecnico indonesiano.

Abbiamo vinto la Gara per aggiudicarci l’evento previsto a Febbraio 2020, ad Agosto 2019, dopo mesi di duro lavoro, preventivi e contrattazioni.

Sorvolando i fitti scambi di e-mail tra Atelier Esse e alcune location accuratamente selezionate, partiamo dall’Heritage Tower, location scelta, e da qui, a mo’ di raggio, cerchiamo di meglio capire.

Una agenzia, grande o piccola che sia, è fatta di persone e queste persone nel loro lavoro, soprattutto nella delicata fase delle site inspection si spostano e incontrano tantissime altre persone. Abbiamo svolto la site inspection nel mese di Gennaio 2020, dopo aver preso visione di schede tecniche e spazi, e nel giorno prescelto, dopo aver utilizzato il treno (i trasporti, privati o pubblici che siano, sono fondamentali e danno lavoro a tantissime persone) siamo prima giunti al nostro Hotel di riferimento, che avrebbe ospitato nel mese di Febbraio non solo il nostro staff ma anche gli artisti ed il loro agente.

Chi c’è realmente dietro un evento

Dopo aver visto meglio da vicino l’Hotel, all’interno del quale uno staff corposo garantisce la completa e totale funzionalità dei servizi, ci siamo spostati vicino alla location per studiare meglio l’area e scoprire, per esempio, dove avremmo potuto far pranzare tutta la squadra il giorno successivo.

Individuato il posto, siamo finalmente arrivati presso l’Heritage Tower, una chicca di recente ristrutturazione situata nell’area industriale di Mestre.

Ad accoglierci abbiamo trovato i fondatori della location ed un loro tecnico, il nostro allestitore e responsabile comparto audio/luci/video ed il capocatering.

Siamo quindi di fronte a 3 categorie diverse che sono lo zoccolo duro di ogni evento, professionisti a cui ci appoggiamo, dando la massima fiducia, che, anche se momentaneamente, entrano a far parte della famiglia di Atelier Esse.

I responsabili della location, oltre ad aver fatto i perfetti padroni di casa accogliendoci con gentilezza e professionalità, hanno quindi mostrato i piani a noi destinati rispondendo alle nostre domande, nel frattempo, il nostro allestitore ed il capo catering prendevano nota di spazi e collegamenti, immaginandosi nella mente il servizio e trasmettendo nei rispettivi uffici le informazioni per dare vita, mano a mano che si delineavano i dettagli, alla squadra.

La squadra? Ebbene sì! Parliamo, a livello di location, di responsabili e addetti al servizio di pulizia; a livello di allestimento e sistema A/V abbiamo a che fare con uno staff che trasporta, monta e setta per ore, per poi smontare tutto (in questo caso ci sono volute 8 persone circa); il catering ha utilizzato personale tecnico per allestire e apparecchiare 10 tavoli, uno chef e due souchef per preparare i piatti, e 8 camerieri per servire e sparecchiare.

Tutto ciò che viene allestito, deve essere poi disallestito secondo tempi concordati, così ecco che entrano in scena altre persone, altra manodopera, che fa sì che la location ritorni ad essere quella di prima, senza arredi extra o palchi ingombranti.

Anche se non abbiamo avuto modo di conoscerli, non dimentichiamoci che se il pasto è servito è perchè non solo c’è chi lo cucina, ma anche chi produce, fornisce e trasporta le materie prime.

Gli allestimenti possono essere vari, alcune superfici, proprio perchè brandizzate, vanno stampate ed ecco qui che entrano in scena grafici, designer, tipografi e stampatori!

Qualche riga fa ho parlato di artisti, eh sì perché alle nostre Cene di Gala la musica o il ballo non mancano mai!

Quindi ecco entrare in gioco altre categorie: l’agente di riferimento con cui collaboriamo da anni, che ogni volta ci propone artisti diversi e che ha arricchito tantissimi nostri eventi; gli artisti, con tutte le loro necessità di cui è importante prendere nota; il fonico; l’agente SIAE, indispensabile per uscire dal ginepraio dei diritti d’autore ed essere in regola con tutto.

Gli ospiti erano in tutto 70 e l’evento si è svolto in inverno, quindi ecco qui due hostess addette al guardaroba. Ma da dove arrivano gli ospiti e come tornano in albergo? Anche se eccezionalmente non abbiamo curato questa parte, i transfer hanno un ruolo essenziale e garantiscono il trasporto in comodità e sicurezza di tutti gli ospiti.

Ogni evento che si rispetti deve essere immortalato, così ecco che entra in scena un’altra figura fondamentale: il fotografo! Il suo non è un compito facile perché, oltre a confrontarsi con numerosi proprietari di smartphone che si sentono fotografi dentro, ha l’incarico di cogliere momenti che non si vivranno più, sorrisi, particolari e scorci della serata.

Come avete potuto leggere abbiamo parlato di un piccolo evento, che però ha coinvolto per settimane tantissime aziende e tantissime persone.

Per finire, facciamo il punto sulle figure professionali dietro un evento

Dietro ad un evento per concludere orbitano decine di figure professionali, in questo caso se dovessimo riassumerlo in un elenco avremmo a lavoro sull’evento:

1. Lo staff di Atelier Esse, Event Planner dell’evento;
2. L’event Manager e l’event Coordinator della location scelta;
3. La società A/V con tutto il comparto tecnico al completo;
4. Il responsabile luci con relativi assistenti;
5. Gli operai e tecnici per il montaggio e lo smontaggio del palco;
6. Il grafico, il tipografo e lo stampatore per tutto il materiale espositivo utilizzato;
7. L’azienda di catering composta da : chef, souchef, pasticcere, camerieri, caposqaudra e addetti allo sbarazzo;
8. L’artist Manager e gli artisti;
9. Il fonico;
10. Il fotografo;
11. Le hostess;
12. Il transfer;
13. L’hotel  e l’intera gestione ad essa collegata

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Articolo a cura di: Francesca Carbone